エピソード405: フォローアップの重要性(再放送)

2015-06-03

Episode 405: What’s Your Excuse for Not Following Up? (Classic Podcast)



エピソード405: フォローアップの重要性(再放送)

※原文は日本語の下に掲載されております

 

プリシラ:
みなさんこんにちは。BNIの公式ポッドキャストへようこそ。
このポッドキャストは、NetworkingNow.comがお届けしています。
NetworkingNow.comは、ネットワーキングのダウンロードコンテンツを提供する最大級のウェブサイトです。

私はプリシラ・ライスです。
カリフォルニア、バークレーのライブ・オーク・レコーディング・スタジオからお送りしています。
今日もBNIの創始者であるアイヴァン・マイズナー博士と電話がつながっています。
アイヴァン、こんにちは。200回目のポッドキャスト、おめでとうございます。

 

アイヴァン:
200回目!これはすごいことですね。

プリシラ:
素晴らしいですよね。

 

 

アイヴァン:
とてもわくわくしています。
4年くらい前、最初のポッドキャストを放送した時のことを思い出しますね。
この先どうなるだろう、と考えていたのを覚えています。

価値のあるものにできるだろうか?聞いてくれる人はいるだろうか、とね。
それに、毎週放送?まさか。これから出張がますます増えるのに、本当にできるのだろうか?と。

でもプリシラ、ポッドキャストをやってとても良かった、ということだけは確かです。
このポッドキャストは世界中のBNIメンバーに教育の機会を恒常的に提供できる、格好のツールだと思います。
これをやってこられたのは、とても光栄なことです。

それにプリシラ、このポッドキャストへのサポート全てに感謝しています。
4年の間、大部分のエピソードを担当してくれました。

 

 

プリシラ:
アイヴァン、ありがとうございます。本当に楽しい仕事です。
メンバーは、あなたの声を実際に聞けて感激するでしょうし、あなた自身やあなたの考え方を知り、
個人的に教育を受けることができます。素晴らしいことだと思います。

 

 

アイヴァン:
ありがとう。感謝しています。
教育といえば、今日の話題に入る前に、少し触れたいと思っていました。
今日の話題はフォローアップについてですが、これは先週のポッドキャストの続きです。
お知らせしておきたかったのは、私のブログを新しい名前に変更したことです。

長い間Networkingentrepreneur.comを使っていましたが、サイトを刷新し、名前を変えました。Networkingentrepreneur.comにアクセスしても今までと同じブログにたどり着くことができますが、
ブログは、アイヴァン・マイズナー博士とビジネス・ネットワーキングという名前に変えました。

新しい名前にしたのは、「ビジネス・ネットワーキング」という言葉をBNIの礎として
定着させたかったからです。これこそが、名前を変更した一番大きな理由です。

 

私のすべてのブログ、何百もあるブログ―400かそこらあったと思いますが―に、
いままでどおりアクセスできます。一つも消したものはありません。

全部、ビジネス・ネットワーキングと名前を付けたブログの方に持って来ました。
このポッドキャストのリスナーの皆さんには、機会があるときにBusinessNetworking.comを
覗いてみて頂けたらと思います。私が常用しているブログです。

 

 

プリシラ:
そうですね。今までに、いくつのブログを書かれましたか?

 

アイヴァン:
400前後だと思います。加えて、同じサイトで動画ブログも始めることにしました。
すでにいくつか作りましたが、これからはひと月に2回以上アップロードしていこうと思っています。
もしご興味があったら、BusinessNetworking.comに来てください。

 

さて、先週のポッドキャストの続きです。
先週のポッドキャストは、「誰が誰?ビジネスでの出会いを整理する」でした。
ネットワーキングイベントで人に会うと、次にすることは名刺のトリアージとも言うべきことでしょう。

つまり、しっかり腰かけて、誰とコネクションを作っておくのが大事かを考える。
これは、いい言葉ですね。ビジネスカードのトリアージ。
先週、この言葉を紹介すべきだったかもしれませんね、プリシラ。

 

誰とすぐに会うべきか?誰とすぐにコネクションを作っておくべきか?
誰と連絡を取り合えるようにしておきたいか?そして、それに該当しないのは誰か?
きっと全ての人たちとコネクションを作っておきたいと思いますが、
特にAリスト、Bリストの人たちは大事です。重要性に応じて対応方法を変える話はしましたね。

 

もし先週のポッドキャストをまだお聴きでなかったら、
「誰が誰?ビジネスでの出会いを整理する」を聴いてみてください。

 

今日お話ししたいことは、フォローアップをしないことに対する言い訳です。
フォローアップに使えるテンプレートも示したいと思います。

自分の言葉に直して使うのが良いと思いますが、書き方のヒントを得られると思います。
ちなみに、このポッドキャストを聴いておられる皆さんは、私の言うことを書き出す必要はありません。
完全なスクリプトがついているので、コピー・ペーストして使うことができます。

 

さて、始めましょう。
ネットワーキングイベントで連絡先を交換した人たちに対して、その後フォローアップをしない理由。
この問いに対する答えは、実はどうでも良いかも知れません。
なぜなら、正しい答えは、「フォローアップをしない言い訳は存在しない」だからです。

どんな言い訳があったとしても、等しく言い訳でしかありません。
フォローアップは、ネットワーキングで成功するための鍵です。
もし人と会って、その後フォローアップをしないなら、そもそもなぜネットワーキングイベントに
行くのでしょうか。

 

そういうわけで、フォローアップはとても大事です。
ネットワーキングでフォローアップしないのは、時間の大幅な無駄遣いにほかなりません。
それにもかかわらず、ネットワーキングをする人たちの多くがフォローアップをしない
ありとあらゆる理由を探そうとします。
その理由のほとんどは、どうすれば良いのか分からない、あるいはその時間がない、のどちらかです。

 

先週のポッドキャストで約束したように、フォローアップのためのテンプレートを
いくつかお見せしようと思います。

先週もお話ししましたが、メールで送ってもいいですし、手書きのメモでもいいでしょう。
このテンプレートを使えば、何も考えずに新しく出会った人へのフォローアップができるので、
もはや言い訳は通用しません。
このテンプレートを自分の言葉に書き直してもらってかまいません。
書くためのヒントですから。

 

Bリストの人たちへのテンプレートです。
Bリストの人たちとは、連絡をとれるようにしておきたいものの、その人たちの役に立てる機会が
すぐにあるかどうかは分かりません。
すぐにクライアントになる人たちではないものの、連絡は取れるようにしたい―
どこから大きなリファーラルがやってくるか、分からないですからね。

つまり、Bリストの人たちは自分にとって興味のある人たちです。
ただ、どこにつながりがあるかどうか、分からない。
将来価値のあるコンタクトになるかもしれないが、今すぐにではない、という人たちです。
これがテンプレートです:

 

こう書き始めます。

 

ジムさん

先日、商工会議でお会いした、コンサルタントのジョン・スミスです。
楽しいお話をさせて頂きありがとうございました。
ビジネスも好調で、お忙しくされているようですね。

お会いできて、光栄でした。
もし何かお役に立てることがありましたら、いつでもご連絡ください。


ジョン

 

 

これだけです。短く、シンプルで、印象もいい。
お会いできて、光栄でした。将来、またご一緒できるといいですね。
この「将来、またご一緒できるといいですね」は、いつでも使えるフレーズですね。

コネクションを作っておきたいものの、現時点では約束をしておく必要のない人たちです。
もしも返事をもらえて、お会いできませんかと言われたら、そうすると良いでしょう。
これがBリストの人へのテンプレートです。

 

 

そして、こちらがAリストの人たちへのフォローアップテンプレートです。
Aリストの人たちは、ゆくゆくクライアントになるかもしれない人たちです。
ただし、いきなり売り込みや商談を始めてはいけません。

ゆくゆくクライアントになる可能性があるので、しっかり知っておきたい相手です。
そして、リファーラルをやりとりするパートナーになる可能性もあります。
往々にして、ビジネスチャンスは誰かからリファーラルをもらうことでやってきます。
自分で商談をまとめたり、売上を出したりするだけではないのです。

リファーラル・パートナーはとても大事です。これが、Aリストの人たちです。
テンプレートは:

 

ジムさん

先日、商工会議でお会いした、コンサルタントのジョン・スミスです
(あるいは、あなたが参加したイベントの名前を入れます)。
楽しいお話をさせて頂きありがとうございました。
もしお差し支えなければ、お仕事の内容をもう少しお伺いできたらと思います。
コーヒーでも飲みながら、少しお話できたらと思うのですが、いかがでしょうか。
この先もし、貴殿の商品に興味がありそうな人がいたら、ご紹介できるかもしれません。
来週の火曜日の朝にでも、スターバックスで飲み物を飲みながらお話しできたらと思うのですが、
いかがでしょうか。

お会いできて、光栄でした。もし何かお役に立てることがありましたら、いつでもご連絡ください。

ジョン

 

 

これがプリシラ、私がお勧めする2つのテンプレートです。
このテンプレートを使えば、ネットワーキングイベントで出会った人たちとつながっていることができ、
その人たちとビジネスで関わってゆくための基盤固めができます。

 

ここで助言をひとつ。
このテンプレートを使うかどうかは別として、フォローアップをするときは、自分が誰で、
どこで会ったのかを明記することが大事です。
そうしないと、メッセージがすぐにゴミ箱に入れられてしまうことになりかねません。
また、受け取った相手が、これは誰だろうと頭を抱えて考えることもなくなるわけです。

私にもよくあります。
「お会いできて光栄でした。またお話しできればと思うのですが」と言われるのですが、
「いいですね!でも、いつ、どこでお会いしましたっけ?」となる。
必ず書くようにしてください。

このテンプレートを使うか、自分で作るかは別として、とても大事なことです。
必ず文面に含めてください。

 

 

プリシラ:
質問があります。メッセージのタイトルは、どう書いたらいいですか?

 

 

アイヴァン:
メッセージのタイトルは重要です。メールを想定しているならば、特に大事ですね。
私のお勧めは―例えばテンプレートAでは、私なら、
「3月の商工会議所のイベントではお世話になりました」といったところでしょうか。

こうすれば、メールが入ってきたときに、商工会議で会ったあなたからだとすぐ分かる。
これだけでも、話がつかめます。
それに、スパムではなくて自分が会った誰かからのメールだと分かりますし、
そうすれば相手も読んでくれるでしょう。

 

フォローアップのメールや手紙は、短く、印象の良いものにすることが大事です。
博士論文のようにしてはいけません。長いメールは、読んでもらえません。

短く、印象の良いものにして、Aリストの人たちには「ぜひまたお会いしたいのですが」という提案に
イエスかノーで答えてもらうようにすることが大事です。
返事をする機会を与えるわけです。

 

 

プリシラ:
なるほど。例えば、もしとても忙しくて、会う時間がないとしたら?
そうなったら、困りますよね。

 

 

アイヴァン:
それは、メッセージを書いた人のことですか?それとも、受け取った人?

 

プリシラ:
どちらのケースもあると思いますが、メッセージを書いた人の場合はどうですか?

 

 

アイヴァン:
なるほど。ネットワーキングで出会った人たちと会う暇がないのであれば、
まず、それならばどうしてネットワーキングをしているのか?ということです。
また、誰かを雇って、手伝ってもらうのも良いでしょう。

ビジネスを拡大したくてネットワーキングしているのなら、ここが肝心なところです。
人と会ってビジネスのつながりをつくるのは、ビジネスネットワーキングの要ですからね。

 

ただ、特にコネクションを作るつもりのない相手から連絡があった場合を考えてみましょう。
先週のポッドキャストでお話したCリストの人です。
Aリスト、Bリストに入らない人です。

Cリストの人に会うのは気が乗らないこともあるかもしれません。
で、意外と多くの人たちが使っている手が、
「いいですね、ぜひお会いしましょう!来週の火曜日、朝7時はどうですか?
ネットワーキングイベントに行くんです。もしよろしかったら、是非」。

 

 

プリシラ:
なるほど。それはいいアイデアですね。

 

アイヴァン:
自分に時間がないときにはもちろん有効ですし、他にも利点があります。
相手がもし自分と関連が薄い人だったとしても、その道のプロかも知れません。
だとしたら、BNIの他のメンバーにとっては、願ったりかなったりのことだってあります。

 

 

プリシラ:
いいアイデアですね。

 

アイヴァン:
今日はこんなところですね、プリシラ。

 

プリシラ:
分かりました。ありがとうございました。

 

アイヴァン:
200回達成!

 

プリシラ:
素晴らしいことです、マイズナー博士。
今週のポッドキャストは、ここまでですね。

繰り返しになりますが、このポッドキャストは、NetworkingNow.comがお届けしています。
NetworkingNow.comは、ネットワーキングに関連したダウンロードコンテンツを提供する
最大級のウェブサイトです。

お聴きいただき、ありがとうございます。プリシラ・ライスでした。
また来週、BNI公式ポッドキャストの楽しいエピソードでお会いできるのを心待ちにしています。

 




 

 

Priscilla:
Hello everyone and welcome back to The Official BNI Podcast brought to you by NetworkingNow.com,
which is the leading site on the net for networking downloadables.
I am Priscilla Rice, and I am coming to you from Live Oak Recording Studio in Berkley, CA.
I am joined today by the Founder and Chairman of BNI, Dr. Ivan Misner.
Hello, Ivan, and congratulations on Episode 200.

 

Ivan:
200. Woohoo! That’s just amazing.

 

Priscilla:
Isn’t that great?

 

Ivan:
I’m real excited. You know, I remember back almost four years ago, doing the first podcast.
I remember  thinking, I wonder what this will be. Will there be value?
Will people listen to this, you know. And do it weekly?

Oh my goodness. How is that going to happen, especially as I am traveling more and more.
I have to tell you, Priscilla, that I am really glad that I did this.

I think it has been a great tool for BNI members all around the world to maintain their education in the program.
It has been my honor to do them, and I appreciate everything that you do with it.
You have doing it for the majority of the last four years.

 

Priscilla:
Thank you, Ivan. I love doing it.
I think it’s really terrific for the members to actually hear your voice and learn a little bit about you
and how you think and get educated by you personally. I think it’s great.

 

Ivan:
Thanks. I appreciate that. Talking about education for  me.
I wanted to mention before I get into the main topic today, which is following up,
which is a follow up from the last week’s podcast.

I just want to mention that I have a new name for my blog.
My regular blog has been at networkingentrepreneur.com for a long time, but we’ve revamped it and
we’ve renamed it. Networkingentrepreneur.com still points to my blog,
but it’s now called Business Networking with Dr. Ivan Misner. Business Networking.

The reason we changed the name is we really wanted to dominate the phrase “business networking” within BNI. That’s really the bottom line for the name change.

All of my blogs, my hundreds and hundreds and hundreds of blogs- I think there are close to 400 blogs
or more- are all still there.

Nothing was lost. It was all transferred to the new name, Business Networking.
So if you have a chance and are listeners to my podcast, please go check out BusinessNetworking.com,
which is my regular blog.

 

Priscilla:
Great. How many blogs do you think you have written?

 

Ivan:
Close to 400, I think. And I am going to start doing video blogs up there, too.
I’ve got a few, and I am going  to start doing probably at least two a month on that website.
So if you’d like to check it out, please do, at BusinessNetworking.com.

 

Alright, so I  want to follow up with last week’s podcast. Last week’s podcast was about sorting out who’s who. When you meet people at a networking event and you kind of just do almost a business card triage,
you sit down and you say, who are the critical people that I need to connect with.
That’s a good phrase. I should have used that last week, Priscilla. Business card triage.

 

Who do I need to meet immediately?
Who are people I want to connect with immediately?
Who do I want to stay in contact with? And who are the others?
I do think you  need to connect with all of them, but certainly the A’s and B’s.

We talked about different ways to do that.
So  back if you haven’t listened to last week’s podcast and listen to the “Sorting Out [Who’s Who]” function.

What I want to talk about today is your excuse for following up, and let me give you some templates to use
for following up.
You should put them in your own words, but this will give you some ideas.

If you are listening to the podcast, you don’t have to write what I am saying down.
Remember there is a full transcript of the podcast, so you can just cut and paste the transcript and use it.

So let’s start.
What’s your excuse for not following up with new contacts at  networking events.
I don’t think it really matters what your answer is to that because I am here to tell you that the correct answer
to that question is there is no excuse for not following up.

All excuses are equal.
Follow up is the key to being successful at networking.
You know, if you meet them but then you don’t follow up with them, why even go to the networking meetings?

So following up is absolutely critical.
We all know that networking without following up can equal a big waste of time.
However, a lot of networkers still find every excuse under the sun not to follow up.
Most of these reasons are either that they are not sure how to do it or they don’t have the  time to do it.

So as I promised in last week’s podcast, I am going to give you a couple of follow up templates.
These will work whether using email or a handwritten note as I talked about last week.
They’ll make it a no-brainer for you to follow up with new contacts so there are no more excuses.
Remember, it’s okay to put these in your own words. These are just ideas.

Follow up template for your B list.
These are the people that you want to make sure to have contact with but you don’t see that
you can help them immediately.

They are not a potential client immediately, but you do want to stay- remember, you never know
where great referrals can come from.
So these are people that you are interested in.
You just don’t know where that connection would be.

They may become valuable contacts in the future, but just not right away.
So here’s how you do it:

You open it up.

Dear Jim,
My name is John Smith, and I’m the consultant who met you the other day over at the chamber.
I just wanted to say that I really enjoyed our conversation and it sounds like you are really doing well
and staying busy.
Anyway, it was good talking to you, and if I can help you out in any way, please let me know.


John

 

That’s it. Short, sweet, simple.
Nice to meet you. I hope our paths cross again.
That’s always a nice phrase to us. I hope our paths cross again.

Those are  people that you want to make the connection with but there is really no need for you at this point
to set up an appointment with them.
Now, if they write back and say that’s great and they want to get together, do it.
But that’s my suggested template for the B list.

So here’s my follow up template for the A list.
Those are people whom you think might become new clients down the road, but remember,
don’t make this a sales call or a sales meeting.

These are people that might be clients down the road, so you definitely want to get to know them.
And they may be referral partners. Remember,  oftentimes, your best source of business is people
who give you referrals, not just closing deals, not just the sales that you make.

Referral partners are really important.
This is your A list of contacts.
Here you’d say:

 

Dear Jim,
My name is John Smith.
I’m the consultant who met you the other day at the chamber event.
(Or whatever other event it was that you attended.)
I just wanted to say I really enjoyed our conversation, and I was hoping I could learn a little bit more
about what you do.


I’m thinking that we can get together for a quick cup of coffee.
That way, if I meet someone who can use your services, I can point them in your direction.
How does next Tuesday morning sound for something over at Starbucks?
Again, great talking to you, and if I can help your business in any way, please let me know.


John

 

So there are  two templates, Priscilla, that I recommend.
You use these follow up note templates and they can provide you with a great base for building relationships
with  new contacts and staying in touch with people that you meet at these big networking events.

One more quick tip.
Regardless of whether you choose to use these templates when writing follow up notes,
always be sure to first remind the person of who you are and where you met so your note doesn’t get instantly
discarded or so they don’t sit there scratching their head thinking who is this person?

That’s happened to me.
People have written me a note saying, “It’s great meeting you. I’d love to get together.”
I’m, like, okay, where did we meet? When was it? Where was it?

Put it in context.
That’s  really important whether you use my template or use something yourself.
Always include the context.

 

Priscilla:
Tell me. What would you put in the subject line?

 

Ivan:
The subject line is great, especially.
It’s an important thing if you are talking about an email.
I’d recommend that you- let’s say for example in template A, I’d put in, for example,
“Nice to meet you at the chamber event on March __.”


That way, when they see the email come in, they can immediately see that it’s from you and that you
met them at the chamber event.
That alone might put it in context for them.

Then they’ll also know it’s not just spam, but this is somebody that I actually met and they’re much
more likely to read it.

Keep these emails or letters short and sweet.
Don’t give them a doctoral dissertation.
Usually people don’t read long emails.

So give them something short and sweet, and with the A list, an opportunity to respond back with a yes or no
to I’d love to meet with you.
In other words, give them an action opportinity.

 

Priscilla:
Okay. Now what if you are so busy that you don’t have time to meet with them?
Then you’re in trouble, right?

 

Ivan:
You, the person writing the letters or the person you’re sending them to?

 

Priscilla:
Well, either but the person who’s writing the letter.

 

Ivan:
Well then,  if you don’t have time to meet with the people you’re meeting networking (A.)
Why are you networking and (B.) go hire somebody to help you do these things.

I mean,  if you are out there trying to drum up business, then this is where the rubber meets the road.
Meeting with people to connect with them about doing business is where the rubber meets the road
in business networking.

Now let’s say somebody contacts you that you don’t really want to connect with.
Let’s say it’s somebody from the C list that we talked about, the other list that we talked about in
last week’s podcast.

Not the A or B. Sometimes,  you’re not real motivated to necessarily meet with them.
You know what a lot of people do is they say,

“You know, I’d love to meet with you.
What are you doing next Tuesday morning at 7:00 a.m.?

I have a networking meeting that I’m going to.
I’d love to invite you to that.”

 

Priscilla:
Right. Exactly.  That’s a good idea.

 

Ivan:
It’s a great way to serve two purposes, especially if you’re short on time.
This isn’t necessarily somebody that you saw a good connection with, but they seemed professional or whatever. They might be the perfect profession for somebody else in your BNI group.

 

Priscilla:
That’s a great idea.

 

Ivan:
That’s all I have for today, Priscilla.

 

Priscilla:
Alright. Well, thank you.

 

Ivan:
Our 200th episode.

 

Priscilla:
Very good, Dr. Misner.
Well, I think that’s it for this week.

I would just like to remind the listeners that this podcast has been brought to you by NetworkingNow.com,
which is the leading site on the net for networking downloadables.
Thank you so much for listening.

This is Priscilla Rice and we hope you will join us next week for another exciting episode of
The Official BNI Podcast.

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